【AI開発事例】自社専用のAI社内情報検索システムで「あの資料どこ？」の悩みを解決！

「あの資料、どこにあるのかな…？」
「この前の会議の決定事項、誰に聞けば分かるだろう？」

日々の業務の中で、このように社内の情報探しに時間を取られてしまうことはありませんか。

こんにちは。私たちJVBは、ベトナムに拠点を置くオフショア開発企業です。お客様の「困った」を解決するAIシステム開発を得意としています。最近はAI開発のご依頼を多く頂いております。

今回は、そんな社内の「情報探し」の悩みをAIで解決するために開発した「AIによる社内情報一元管理・検索システム」の開発事例をご紹介します。

AIによる社内情報一元管理・検索システムとは？

このAIシステムは、社内のあらゆる情報をAIがまとめて管理し、必要な時に、誰でも、チャットで質問するだけで欲しい情報を見つけ出してくれる、賢いアシスタントのような存在です。

様々なファイルをまとめて管理

Word、Excel、PowerPoint、PDFはもちろん、テキスト化された手書きメモ（※）など、様々な形式のファイルをシステムに取り込み、一元管理します。AIが内容を理解して整理してくれるので、ファイル形式を気にする必要はありません。既存のファイルサーバーや他のシステムとの連携も可能です。
※別途OCR技術が必要です

AIが賢く検索。「○○について教えて」でOK

ファイル名が分からなくても大丈夫。
「〇〇プロジェクトの進捗状況は？」
「△△の契約に関する条件を教えて」
のように、普段話す言葉でAIに質問すれば、関連性の高い情報をファイルの中から的確に見つけ出してくれます。日本語や英語など、複数の言語が混在していても問題ありません。

大切な情報はしっかり保護

企業の重要な情報や機密データは、セキュリティ対策によってしっかり守られます。情報漏洩や不正アクセスのリスクに配備しています。

AIエージェント機能を追加するとさらに頼れるアシスタントへ！

現在はRAGとしての機能ですが、さらにAIエージェントとしての機能を追加すれば、より便利なシステムになります。 AIエージェントは、単に質問に答えるだけでなく、与えられた目標に対して自ら計画を立てることができます。そして、社内の様々なシステムや外部サービスとAPI連携するなど、必要なツールを使いこなしながら、タスクを自律的に実行していきます。
例えば、「先月の営業データを分析してレポートを作成し、関係者にメールで送付して」といった指示も、AIエージェントが情報収集から分析、レポート作成、メール送信までを自動で行えるようになるのです。これにより、これまで人手が必要だった複雑な業務の自動化が進み、さらなる生産性向上が期待できます。このように、ただの社内情報検索システムを超えたAIエージェントの構築も可能です。

使われている主な技術

主に以下の技術を使用しております。お客様のニーズに合わせて最適な技術を選定・活用いたします。

大規模言語モデル (LLM)

この開発事例では、OpenAI社のGPT-4のAPI連携を利用し、高度な文章理解と自然な回答生成を実現しました。JVBでは、お客様の要件やご予算に応じて、Anthropic社のClaudeシリーズや、Meta社が提供するオープンソースのLLaMA（ラマ）、あるいは他の高性能なLLMや特定の用途に特化したSLM（小規模言語モデル）を選定し、活用することも可能です。これにより、特定のベンダーに縛られず、常に最適なAIモデルで自社専用のAIエージェントのシステムを構築できます。

クラウド (Microsoft Azure)

高度なAI機能を実現するため、Azure OpenAI Service（GPTモデルなどを利用）、Azure AI Search（旧Cognitive Search、高度な検索機能を提供）、Azure Cognitive Services（文字認識のOCRや翻訳など）といったAzureのAI関連サービスを効果的に活用しています。もちろん、システムの安定稼働とセキュリティを支える他のAzureサービスも利用しています。

フロントエンド

Next.jsなどのモダンな技術を採用し、ユーザーが直感的で快適に操作できるWebのUIを実装しています。

バックエンド / 開発言語

主にPythonを用い、システムのコア機能やAI連携部分を開発しています。
また、マイクロサービスアーキテクチャを採用することで、システムの柔軟性、拡張性、保守性を高めています。

技術選定やインフラ構築など、専門的な部分はJVBが責任を持って担当しますので、お客様は安心してシステムをご利用いただけます。

【導入前】こんな課題、ありませんか？

このシステムを導入する前、お客様は次のような課題を抱えていました。もしかしたら、貴社でも同様の課題があるかもしれません。

社内の情報があちこちに散在している

重要なファイルがファイルサーバー、個人のPC、共有フォルダ、時には特定の社員の記憶の中など、様々な場所にバラバラに保管されていた。

情報探しに多くの時間がかかっていた

どこに何の情報があるのか分からず、必要な情報を見つけるまでに多大な時間を費やしていた。

業務が特定の人に依存しがちだった

「あの人に聞かないと分からない」という状況が常態化し、特定の社員に業務負荷が集中したり、情報共有が滞ったりしていた。

重要な情報が失われるリスクがあった

担当者の異動や退職によって、その人が持っていたノウハウや重要な情報が組織から失われてしまう懸念があった。

【導入後】導入したらこう変わりました！

このAIシステムを導入で、業務は次のように改善されました。

情報を検索する時間が大幅に短縮！

必要な資料や情報をすぐに見つけられるようになりました。これまで探し物に使っていた時間を、より重要な業務に充てられます。

意思決定がスムーズに！作業スピードも向上！

必要な情報へすぐにアクセスできるため、意思決定や業務のスピードが向上します。

組織全体で知識を共有・活用できる！

個人のノウハウがしっかり社内に共有されることで、組織全体のスキルアップにつながります。

会社の重要な情報資産を守ることができる！

情報が一元管理されることで、紛失リスクや漏洩リスクを低減します。

新しいメンバーの立ち上がりをサポート！

新人教育や中途社員の受け入れ時に、社員が必要な情報にアクセスしやすくなり、スムーズな業務開始を支援できます。

こんな使い方もできるかも？

今回ご紹介したAIシステムの技術は、社内や組織の様々な情報活用シーンに応用できます。その可能性をいくつかご紹介します。

社内問い合わせ対応FAQチャットボット

人事・総務・経理・情シスなどへの定型的な質問（例：休暇申請方法、PCトラブル対応）に、AIが24時間365日自動で回答。担当者の負担を減らし、社員は待たずに回答を得られます。FAQデータは社内文書からAIが学習します。

技術文書・仕様書検索システム

膨大な製品仕様書や設計図、技術マニュアルの中から、目的の情報を「〇〇部品の耐熱温度は？」のように質問するだけで検索可能に。開発者や技術サポート担当者の情報検索時間を短縮し、業務スピード向上に貢献します。

法務・コンプライアンス関連文書検索

契約書、社内規程、関連法規などの複雑な文書群から、必要な条項や過去の事例を迅速に検索。「〇〇取引のリスクは？」といった質問に、AIが関連情報を横断的に探し出し、法務担当者のリサーチ業務を効率化します。

営業資料・提案書検索システム

過去の膨大な営業資料や提案書の中から、今回の商談に最適な資料をAIが推薦・検索。「〇〇業界向けの類似事例は？」といった質問に、関連資料を提示し、営業担当者の資料準備時間を短縮、戦略的な活動を支援します。

お客様のお問い合わせ履歴の分析・検索ツール

コールセンター等に蓄積された大量のお客様からの問い合わせ履歴（テキスト）をAIで分析・検索可能に。「〇〇製品に関する問い合わせで多い内容は？」といった分析や、過去の類似対応事例の検索により、サポート品質向上やFAQ改善に役立ちます。

社員研修・新人教育支援ツール

新入社員や異動者が、業務マニュアルや社内ルールなどをAIに質問しながら自律的に学習可能。「〇〇ツールの使い方は？」といった質問にAIが回答し、OJT担当者の負担軽減と新メンバーの早期立ち上がり（オンボーディング）を支援します。

過去のプロジェクト文書検索システム

完了したプロジェクトの企画書、議事録、報告書などを一元管理し、AIで検索。「類似プロジェクトでの課題は？」といった質問で過去の経験や教訓を容易に参照でき、新たなプロジェクトの計画精度向上やリスク回避に貢献します。

研究開発部門向け論文・特許情報検索

社内外の学術論文データベースや特許情報から、関連性の高い文献を効率的に検索・収集。「〇〇技術に関する最新論文は？」といった質問に対し、AIが膨大な情報ソースから関連情報を抽出し、研究者の情報収集時間を短縮します。

電子カルテ情報の検索・分析支援(※)

匿名化・構造化された電子カルテデータの中から、特定の症状を持つ患者様の過去の治療経過や類似症例の検索を支援。「〇〇の副作用が出た患者様の過去の処方は？」といった質問に対し、関連情報を検索・提示します。医師の診断支援や治療方針決定の参考となり、医療の質向上に貢献する可能性があります。
※医療情報の特性上、厳格なセキュリティ・プライバシー保護措置と関連法規の遵守が必須です

製品マニュアル・サポート情報検索

お客様やサポート担当者が、分厚い製品マニュアルやFAQの中から必要な情報を「〇〇エラーの対処法は？」のように質問して素早く検索。自己解決率の向上やサポート担当者の負担軽減、お客様満足度の向上につながります。

JVBのAI開発サービス、こんなことも得意です！

JVBでは、今回ご紹介したシステム以外にも、お客様のニーズに合わせた様々なAIソリューションを提供しています。

RAGシステム構築

RAG（Retrieval-Augmented Generation / 検索拡張生成）とは、 AI（LLM）が回答を作る際に、まず社内文書などの外部情報を検索（Retrieval）し、 その情報に基づいてより正確な回答を生成（Generation）する技術です。
LLMと社内データ検索を組み合わせ、高精度な情報アクセスや対話システムを構築できます。（今回の開発事例もRAGの一種です）

AIエージェント開発

目標達成のために自律的に計画・実行するAIエージェントを開発します。RAGを発展させ、情報検索だけでなく、多様なツール（API連携、データベース検索、Web検索など）を使いこなし、複雑なタスクの自動化を実現します。基盤となるLLMも、OpenAIやAnthropic等のAPIだけでなく、Llama等のオープンソースモデルを活用することも可能です。

画像・動画解析AI

防犯カメラ映像の分析（不審行動検知など）、工場での製品検査（異常検知）、ドローンでのインフラ点検など、視覚情報を活用したAIシステムを開発します。YOLO（画像認識・物体検出のAI）などを活用します。

エッジAI開発

スマートフォン、カメラ、センサーなどのデバイス（エッジデバイス）上でAIを動作させ、リアルタイム処理やオフライン環境での利用を可能にします。

その他、自然言語処理（文書分類、感情分析）、需要予測、在庫最適化、推薦システムなど、幅広い分野でのAI活用が可能です。

AI導入、JVBに相談してみませんか？

「AI導入は難しそう…」
「自社に合うシステムを開発できるだろうか？」

もし、そうお考えでしたら、ぜひ一度JVBにご相談ください！

私たちJVBは、ベトナムのオフショア開発拠点ならではの低価格なコストメリットを活かしながら、高品質なAIシステムの開発を実現します。さらに、日本人スタッフと日本語堪能なブリッジSE（PM）が常駐しておりますので、コミュニケーションや品質管理の面でもご安心いただけます。お客様に寄り添い、企画段階から開発、運用まで、責任を持ってサポートいたします。

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